Le Pain Quotidien

Office Coordinator

Office Coordinator
  1. Operations Office Support
    • Bestellingen winkels : Voorraden van menu’s en flyers bijhouden, bestellingen bureaumateriaal versturen, voorbereiden en opsturen documenten (allergenenlijsten, certificaten etc. afdrukken en plastificeren)
    • Prijsetiketten : Prijzen controleren, via template ontwerpen in InDesign, afdrukken, plastificeren, knippen, dispatchen naar winkels
    • Ondersteuning winkelacties : Marketing- en cateringacties implementeren in winkels met memo’s, materiaal bestellen, voorbereiden en dispatchen naar alle winkels, opvolging en vragen
  2.  Office Management
    • Blauwe boxen (dagelijks)
    • Post sorteren en aannemen (dagelijks)
    • Centrale telefoon (dagelijks) : Vragen en problemen van winkels en medewerkers, klachten en vragen van klanten, partnerschappen en reclame, leveranciers en derden
    • Centrale mailbox (dagelijks) : Reclame, sponsoring, partnerschappen, aanbiedingen panden/franchise, klachten en vragen van klanten, spontane sollicitaties …
    • Catering kantoor :Bestellingen koffie, fruit, water, brood en beleg beheren
    • Schoonmaaklijst en opvolging
    • Bureaumateriaal bestellen en voorraden opvolgen
    • Vertalingen communicaties (HR, marketing, catering, IT)
    • Verjaardagen, welkom en afscheid Support Office
    • Contact met partners en interne communicatie : Schoonmaakdienst, Tour & Taxis voor badges en evenementen, technische problemen opvolgen met internet (IT), apparaten, printer, leveranciers kantoormateriaal en catering
    • Gasten verwelkomen (dagelijks)
    • Algemene vragen en problemen Office-medewerkers .                                         3. Global Business Support
    • Travel bookings (meermaals per week, tot roll-out Egencia) : Hotels boeken voor gasten in België en treinen en vluchten naar buitenland voor medewerkers Support Office (sporadisch ook Frankrijk)
    • Deals en partners zoeken : Research naar mogelijke hotels en partners voor hoofdlocaties, contact met Accor, hotellijst aanvullen
    • Office expenses : Opvolgen en analyseren van uitgaven op bureau, oplossingen voor eventuele excessen of verspilling zoeken
    • Administratieve ondersteuning : Contactenlijsten, informatie winkels verzamelen voor België en Frankrijk, ondersteuning in opzetten globale communicatiestructuren (gemeenschappelijke agenda’s, outlookgegevens up-to-date houden etc.)
    • Algemene vragen als GBS contactpersoon in België en Frankrijk (communicatie T&E Policy, lancering nieuwe tools etc.)

Jouw Profiel:

  • Je wil evolueren in een onderneming in volle groei
  • Je bent tweetalig: Nederlands Frans en je spreekt een aardig woordje Engels
  • Je werkt gestructureerd en je hebt zin voor organisatie
  • Je bent sterk in MS Office, kennis van InDesign en Photoshop is een meerwaarde
  • Je bent flexibel, leergierig, ambitieus en dynamisch
  • Je kan werken met strakke deadlines
  • Je kan zowel zelfstandig als in team werken
  • Je gaat probleemoplossend te werk
  • Je hebt een bachelor of master diploma

 

Le Pain Quotidien bied je:

 

  • Voltijds bediende contract
  • Aantrekkelijke loonsvoorwaarden
  • Veelzijdige functie in een zeer leuk team

How you match

Criteria provided by job poster

Skills

  • No match

    Office Support

  • No match

    Business

  • No match

    Research

  • No match

    Travel

  • No match

    T&E

  • No match

    Office Administration

  • No match

    Bookings

  • No match

    Adobe Photoshop

  • No match

    Business Systems

  • No match

    Marketing

Level of education

  • Match

    Bachelor’s Degree

Job Details

Seniority Level

Entry level

Industry

  • Restaurants
  • Hospitality
  • Food & Beverages

Employment Type

Full-time

Job Functions

  • Administrative
  • Customer Service
  • Training